E-factureren wordt vaak ten onrechte verward met een factuur in PDF formaat. E-factureren is niet hetzelfde als het versturen van een factuur via een PDF bestand. Maar wat is dan het verschil?
Lees hier meer over de termen PDF factuur, digitale factuur en elektronische factuur die door elkaar gebruikt worden. Een PDF factuur mag ook een digitale of elektronische factuur genoemd worden maar inhoudelijk is er een groot verschil tussen een PDF factuur en een echte elektronische factuur. Dit wordt hieronder uitgelegd.
Wat is een PDF factuur?
Een PDF factuur is niet meer dan "digitaal papier". Afhankelijk van het type PDF (er zijn vele soorten PDF's) is het puur een "plaatje" of een "plaatje met tekst erop" waarin de factuurinformatie staat. Er is geen duidelijkheid welke informatie wat is.
Wat doet de ontvanger met een PDF factuur?
De ontvanger van de factuur heeft een aantal mogelijkheden:
- de PDF uitprinten en de gegevens op de factuur handmatig overtypen in het facturatiesysteem om de factuur te registeren
- de PDF als "plaatje" inlezen in het facturatie systeem en de gegevens op de factuur handmatig overtypen in het facturatiesysteem om de factuur te registeren
- de PDF inlezen in scansoftware die de informatie gaat herkennen. Voorbeeld: er staan meerdere datums op een factuur: de factuurdatum, leverdatum en vervaldatum. De herkenningssoftware moet gaan bepalen welke datum waarbij hoort, dit kan bijvoorbeeld op basis van de plek op de factuur (bijv. altijd rechtsboven bij leverancier X) of dat links van een datum het woord factuurnummer staat. Dit kan fout gaan, of de klant moet controleren of het goed gegaan is.
Wat is een echte digitale / elektronische factuur?
Een echte digitale / elektronische factuur is een elektronisch bericht waarin alle factuurgegevens staan vermeld met aanduiding welke informatie wat is. Er staat bijvoorbeeld duidelijk in welke datum de factuurdatum is. E-factureren is het elektronisch verzenden, ontvangen en verwerken van facturen, ter vervanging van papiermatig factureren. Lees hier meer over de termen PDF factuur, digitale factuur en elektronische factuur die door elkaar gebruikt worden.
InvoiceSharing biedt gratis toegevoegde waarde door elke factuur te valideren tegen wet- en regelgeving met IS-Validate. Hierdoor weten verstuurder en ontvanger dat de factuur volledig is.
Wat doet de ontvanger met een echte digitale / elektronische factuur?
Een elektronische factuur kan automatisch worden ingelezen en verwerkt door het facturatieprogramma van de ontvanger. Er is 100% herkenning omdat van alle waarden op de factuur is vastgelegd welke informatie het is (factuurnummer, factuurdatum, productprijs, aantal, totaalbedrag, BTW percentage, etcetera.).
Vanuit InvoiceSharing komt de factuur volledig ingevuld in het systeem van de ontvanger terecht. Met de extra mogelijkheden van IS-Convert kan de factuur bovendien in tegenstelling tot traditionele e-factureringsoplossingen volledig voorgecodeerd als journaalpost in het systeem terecht komen. Lees hier ook meer over IS-Convert. De factuur kan dan direct verwerkt / goedgekeurd en betaald worden.