Uw klant heeft u uitgenodigd om uw facturen voortaan digitaal aan te leveren via InvoiceSharing. U bent gewend uw klanten die een digitale factuur willen een PDF factuur te versturen per e-mail. U kunt ook geen echte digitale facturen versturen (lees hier wat het verschil is tussen een PDF factuur en een echte digitale factuur). Eigenlijk heeft u alleen het emailadres nodig van de klant waarop zij uw facturen willen ontvangen zodat u dit kan regelen.


Wat moet u doen om uw klant tevreden te stellen?


1. Schrijf u gratis en vrijblijvend in via de aanmeldpagina. 


2. Doorloop de inventarisatie wat uw wensen zijn en welk facturatiesysteem u heeft. Wij doen een controle voor u of het systeem dat u heeft wellicht wel echte digitale facturen kan versturen zonder dat u het wist. Zo niet, geef aan dat u PDF facturen wilt versturen. Heeft u nog geen facturatiesysteem en maakt u zelf de PDF bestanden aan dan hebben wij daar een oplossing voor waarmee u gratis echte digitale facturen geautomatiseerd kunt gaan versturen naar uw klanten. 


3. Na deze controles kunt u met uw klant afstemmen naar welk emailadres de facturen gestuurd kunnen worden en per wanneer. 


Wat moet u niet doen en waarom?


1. Stuur geen facturen naar ondersteuning@invoicesharing.com. Dit is het algemene Nederlandse helpdesk emailadres van InvoiceSharing. Facturen die hier naartoe gestuurd worden zullen niet aankomen bij uw klant en sturen wij niet door.


2. Stuur niet zomaar PDF facturen naar het emailadres van uw klant dat vermeld staat in de uitnodiging van uw klant zonder overleg met uw klant. Dit is het emailadres van de contactpersoon/afdeling. Als u dit toch doet kan het volgende gebeuren:

  • U stuurt de facturen naar een mogelijk verkeerd adres
  • De persoon kan op vakantie zijn
  • De limiet voor bijlages in de mailbox van uw klant is te klein voor uw PDF bestanden
  • Uw klant raakt in verwarring als er zonder overleg ineens PDF facturen komen in plaats van papieren facturen, of misschien wel allebei
  • Sommige klanten hebben software om PDF's in te lezen en/of te herkennen. Er zijn vele soorten PDF's. Niet elke klant heeft een systeem die elke vorm van PDF aan kan. Wellicht stuurt u een PDF factuur op die niet geaccepteerd wordt door het systeem van de klant. De klant kan aangeven of u direct kan overgaan op het sturen van PDF facturen of dat er eerst een voorbeeld / testfactuur gestuurd moet worden.


3. Als u zich geregisteerd heeft bij InvoiceSharing kunt u niet uw facturen uploaden in het Uploads menu. Dit is bedoeld voor echte digitale facturen.